Opération sans risque : Carve-out en seulement quatre mois


Les carve-outs - vente ou scission de secteurs d'activité et de filiales - sont depuis longtemps un outil standard des stratégies d'entreprise agiles, tout comme leur contraire, les acquisitions et les fusions ou encore les fusions et acquisitions. Mais ce qui est réglé au niveau de la direction avec des contrats et des signatures, donne des maux de tête aux équipes informatiques des acheteurs et des vendeurs.
Les seconds veulent et doivent veiller à ce que les premiers n'aient accès qu'aux données et aux documents qui les concernent, et rien de plus. Inversement, les acheteurs ont besoin, pour des raisons commerciales et juridiques, d'accéder à toutes les données pertinentes de l'entreprise ou du secteur d'activité qu'ils achètent. Il y a les autorités qui exigent que les données et les documents financiers soient conservés pendant de nombreuses années sans être modifiés ni altérés et qu'ils soient accessibles à tout moment aux auditeurs externes et à l'audit interne.

Efstathios Skaris, directeur informatique, Star Automotive Hellas
Et puis il y a les managers et les utilisateurs qui doivent accéder à des données patrimoniales pour leur travail quotidien, leurs analyses et leurs planifications. Cela vaut également lorsque les acheteurs utilisent d'autres systèmes que les vendeurs, dans les applications desquels les données et les documents ont été créés à l'origine. Par conséquent, après la vente, il ne s'agit pas seulement de conserver les données héritées et d'y accéder en toute sécurité juridique, mais aussi d'assurer le confort d'utilisation. Du point de vue des utilisateurs, tout doit ressembler à ce qu'il était lorsqu'ils travaillaient encore avec le système d'origine dans lequel ils ont créé les données et les documents.
C'est le cas de Mercedes Greek et Star Automotive Hellas, comme l'explique Efstathios Skaris, responsable informatique de l'ancienne filiale de Mercedes-Benz Hellas : "Nous recherchions une solution construite de A à Z pour archiver les données de SAP tout en offrant aux utilisateurs finaux l'aspect et la convivialité de SAP. C'est la seule façon pour eux de travailler sans effort avec l'interface utilisateur de l'application, de rechercher et d'exporter les données et de fournir les informations dans le même format que celui avec lequel ils sont familiers". Le 1er février 2023, le concessionnaire grec, y compris le centre de service pour les véhicules commerciaux Mercedes-Benz, est devenu la propriété de la société suisse Emil Frey AG. Le transfert des informations Legacy devait être terminé à la fin de la même année, c'est ce qui avait été convenu.
C'est l'équipe d'Efstathios Skaris qui a dirigé le projet, même s'il a dû respecter les directives d'Emil Frey et laisser à la maison mère la décision finale sur les offres demandées. Il a choisi DXC comme prestataire de services pour le projet. Il s'agit du partenaire de la société suisse Data Migration International, le fournisseur de la plate-forme de gestion de l'information à l'échelle de l'entreprise, JiVS IMP. Son offre prévoyait l'utilisation de JiVS IMP pour transférer les données et les informations du module FI du système SAP de Mercedes-Benz utilisé jusqu'alors vers le centre informatique d'Emil Frey en Suisse. Le coup d'envoi du transfert des données vers JiVS IMP a été donné fin septembre 2023.
Dès la deuxième quinzaine d'octobre, Star Automotive Hellas a pu effectuer les premiers tests avec les données transférées. Cela a été rendu possible par une collaboration sans faille entre les différentes équipes informatiques. Le plug-in de JiVS IMP a ainsi pu être implémenté en un temps record dans le centre informatique de Mercedes-Benz. La plateforme contient déjà des milliers d'objets commerciaux SAP dans sa version standard, ce qui permet de filtrer les données pertinentes du système d'origine et de les transférer sur la plateforme sans effort ni risque.
Courbe d'apprentissage plate
En même temps que la vérification des données reprises, Star Automotive a commencé à former la comptabilité financière à JiVS IMP. "La courbe d'apprentissage avec l'environnement a été très plate", souligne Efstathios Skaris. Fin janvier 2024, tout était prêt. Les utilisateurs de la comptabilité travaillent depuis lors avec les données héritées sur JiVS IMP, après que l'accès au système SAP de Mercedes-Benz a été fermé. C'était quatre mois après le début du projet - un délai très court pour un projet de carve-out. Si la période de transition initialement prévue a été dépassée d'un mois, c'est parce que les utilisateurs étaient occupés par la clôture de l'exercice.
La sécurité de l'avenir plutôt que le risque
L'objectif principal, à savoir l'élimination des risques juridiques pour Star Automotive Hellas en cas de contrôle fiscal, a été pleinement atteint, comme le confirme Efstathios Skaris : "Nous savions qu'il existait un risque élevé et que le délai était critique. L'équilibre entre les coûts et l'atténuation des risques a justifié les investissements réalisés". Outre l'élimination du risque, Star Automotive profite de deux autres avantages décisifs. D'une part, l'entreprise utilise la variante cloud de JiVS IMP pour la conservation à long terme des données patrimoniales, une solution plus économique que de continuer à exploiter la plateforme dans son propre centre de données après la phase de transition. D'autre part, JiVS IMP répond à une autre exigence : la solution ne doit pas seulement être utilisable pour le projet de carve-out. Au contraire, elle devait également pouvoir être utilisée pour d'éventuelles acquisitions futures. Avec JiVS IMP, l'entreprise est parfaitement préparée à cette éventualité.
